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Arbeitsanweisung

Gut geschult in den optimalen Arbeitsabläufen

Was ist die Arbeitsanweisung

Die Arbeitsanweisung ist Grundlage für die ordnungsgemäße Ausführung einer bestimmten Tätigkeit.
Darin ist verständlich, detailliert und rechtsverbindlich für den Ausführenden hinterlegt, welche Tätigkeit auf welche Art auszuführen ist. Arbeitsanweisungen sind in den meisten Fällen einem Produkt, einen Prozess oder einen Arbeitsplatz zugeordnet. Weiter können Arbeitsanweisungen die betriebliche Ordnung regeln (z. B. private Nutzung des Telefons, Einhaltung der Pausenzeiten, Annehmen von Geschenken).

Was ist das Ziel der Arbeitsanweisung

Sie als Unternehmer / Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Führungskraft mit Personalverantwortung wollen die Sicherheit Ihren Mitarbeitern verständliche, verpflichtende, dem Arbeitsfortschritt angepasste Arbeitsanweisungen zur Verfügung zu stellen.
Ich kann und möchte Sie mit meinem erworbenen Wissen und meinem Erfahrungsschatz kompetent und zielführend unterstützen.

Der Beschäftigte soll eine Tätigkeit selbstständig, auf Anhieb, sicher und qualitätskonform ausführen können.
Interpretation der Tätigkeitsaufgabe und damit wahrscheinliche Abweichungen vom Produkt in Qualität und/oder Leistung wird minimiert / ausgeschlossen.
Aber:
Nicht selten sind Arbeitsanweisungen ungünstig formuliert oder mit Fachbegriffen angefüllt. Kann hier ein Ansatz gefunden sein für Interpretation von Tätigkeiten durch den Anwender und deren möglichen Folgen?

Besonders beim Onboarding kann eine verständlich und leicht zu lesende Arbeitsanweisung die Motivation sein, sich schnell die Qualitätsmaßstäbe des Unternehmens anzueignen und zu leben.

Wer erstellt die Arbeitsanweisung

Im QM-Handbuch des Unternehmens ist festgelegt, wie mit Arbeitsanweisungen umzugehen ist.
Bei der Erstellung einer Arbeitsanweisung sollte ein Mitarbeiter eingebunden werden, der mit den festzulegenden Tätigkeitsabläufen vertraut ist.

Grundsätzlich kann jeder eine Arbeitsanweisung erstellen. Klingt erst mal nicht schlecht.
Interessant wird es, wenn der disziplinarische Vorgesetzte des betreffenden Arbeitsgebietes die inhaltliche und fachliche Richtigkeit überprüfen muss und als zutreffend bestätigen soll. Diese Bestätigung ist in schriftlicher Form auszuführen.
Verbindlich wird die Arbeitsanweisung nach Unterzeichnung des Unternehmers. Die Unternehmensleitung sollte vor Unterzeichnung die Arbeitssicherheit einbinden. Diese kann den Inhalt der Arbeitsanweisung auf Verletzung bestehender Arbeitssicherheitsvorgaben prüfen.

Von mir erstellte Arbeitsanweisungen

    • Liegen in schriftlicher und / oder digitaler Ausführung vor.
    • Haben einheitliches Format und eine einheitliche Gliederung. Dies erhöht den Wiedererkennungsfaktor und unterstützt die Lesbarkeit.
    • Sind einfach, klar und nachvollziehbar formuliert. So umgesetzte Arbeitsanweisungen steigern die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe.

Der Inhalt meiner Arbeitsanweisung gibt Folgendes wieder:

    • Kenndaten der Arbeitsanweisung wie: Nummer (ggf. die Revision), Titel der Arbeitsanweisung, Gültigkeitsdatum, Ersteller, Prüfer ggf. freigebende Person.
    • Änderungen sind im Dokument angegeben. Der Beschäftigte kann eindeutig und klar erkennen, was sich geändert hat.
    • Ziel oder Zweck. Warum und wofür wird diese Arbeitsanweisung benötigt.
    • Geltungsbereich. Nicht alle Arbeitsanweisungen sind auf das gesamte Unternehmen anzuwenden. Der Geltungsbereich ist eindeutig und klar abzugrenzen.
    • Mitgeltende Unterlagen wie Prüfanweisungen, Verpackungsanweisung, externe Unterlagen und Anforderungen des Kunden
    • Verantwortung
    • Abkürzungen, Begriffe, Definitionen sind an zentraler Stelle in der Arbeitsanweisung hinterlegt und erklärt, um Missverständnisse oder Fehlinterpretation auszuschließen.
    • Verfahrensbeschreibung. Welche konkreten Arbeitsschritte sind wie und womit auszuführen. Komplexe Tätigkeitsmerkmale mit Bilddokumentation unterlegt, um das Erfassen des Tätigkeitszweckes zu verdeutlichen.

Wissenswert

Ist die Arbeitsanweisung erstellt, vom verantwortlichen Vorgesetzten auf Inhalt und fachliche Richtigkeit geprüft und in Folge vom Arbeitgeber ggf. vom Arbeitgeber beauftragter Vertreter unterzeichnet und veröffentlicht worden, kann kein organisatorisches Verschulden dem Unternehmer angelastet werden.